So funktioniert es…

Wie die Aktenlagerung im Ablauf funktioniert

Nachstehend finden Sie eine kurze und konkrete Beschreibung zum Ablauf der Akteneinlagerung. Sollten sich daraus Fragen ergeben, können Sie sich natürlich mit uns in Verbindung setzen, wir beantworten Ihre Fragen gerne!

1. Rahmenvertrag abschließen

Wenn Sie sich dazu entscheiden Akten auszulagern, schließen wir mit Ihnen einen Rahmenvertrag ab. Mit diesem Rahmenvertrag sind Sie völlig frei, Sie binden sich an keine Menge oder an eine Zeit innerhalb der Sie eine Anzahl von Akten liefern müssen. Der Rahmenvertrag ist nur eine Vereinbarung zwischen Ihnen und uns, welche die Konditionen für den Fall einer Verwahrung Ihrer Akten enthält. Sie entscheiden dann ganz frei wann und wie viele Akten Sie von uns verwahren lassen möchten.

2. Termin für die Auslagerung vereinbaren

Nachdem wir einen Rahmenvertrag geschlossen haben, können Sie mit uns zu gegebener Zeit eine Abholung der auszulagernden Akten vereinbaren. Wir planen und organisieren dann die benötigten Kartons, das Personal und die Transportmöglichkeit und treffen zum vereinbarten Zeitpunkt bei Ihnen ein.

3. Einsortierung der Akten und Labelerstellung

Nun werden die Akten in Kartons einsortiert und ein Label für die Kartons erstellt und angebracht. Das Label weist unter anderem das Vernichtungsjahr aus, von daher ist es sinnvoll die Akten nach Jahrgängen zu sortieren. Weitere Sortierungen obliegen Ihren Vorstellungen, dies variiert von Unternehmen zu Unternehmen.

4. Transport und Einlagerung der Aktenkartons

Nachdem die Kartons befüllt und mit einem Label versehen sind, werden sie eingeladen, ein Übernahmeprotokoll erstellt und zum Deutschen Aktenlager transportiert. Hier werden sie anschließend im EDV-System registriert und jeder Karton mit einem Lagerplatz verknüpft. Somit kann jeder Aktenkarton, für den Fall eines nötigten Zugriffs auf Dokumente, binnen Sekunden wiedergefunden werden.

5. Vernichtung der Akten

Mit Ablauf der Aufbewahrungspflicht haben Sie die Möglichkeit Ihre Akten zu vernichten. Die Aufbewahrungspflichten variieren in Abhängigkeit der Akten – eine Übersicht dazu finden Sie hier.

Abgeleitet aus den Daten, die bei der Einlagerung in die EDV eingeflossen sind, wird eine Liste für die Vernichtung erstellt, welche Ihnen zugesendet wird. Nach Durchsicht der Liste können Sie uns diese gegengezeichnet zukommen lassen, damit wir die Entsorgung gemäß Bundesdatenschutzgesetz in Auftrag geben können. Sie haben natürlich jederzeit die Möglichkeit, den Prozess der Entsorgung auf Wunsch zu begleiten. Sprechen Sie dies ggf. gerne mit uns ab.

Zusatzleistungen: Zugriff während der Lagerzeit

Sollten Sie Zugriff auf Ihre Akten während der Lagerzeit benötigen, können Sie dies gerne jederzeit anmelden. Wir sind Ihnen hierbei gerne behilflich! Wir können Ihnen neben dem persönlichen Zugriff auch das Zusenden eines oder mehrerer Kartons oder auch Aktenordner anbieten oder, sofern Sie es wünschen, auch einzelne Dokumente aus den Ordnern für Sie heraussuchen und Ihnen als Original per Post oder als Kopie per eMail oder Fax zukommen lassen.