Aufbewahrungsfristen

 

Es gibt viele Gründe, weshalb Unterlagen aufbewahrt werden sollten, bzw. sogar müssen. Gesetzliche Vorgaben dazu sind im Handelsgesetzbuch (§§ 238 und 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147 AO) geregelt. Hier ist geregelt, wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen.

Gerade wenn Verjährungsfristen noch nicht abgelaufen sind, können entsprechende Unterlagen über abgeschlossene Geschäftsvorgänge nochmals Bedeutung erlangen. Beweis pflichtige Vorgänge oder Rechtsstreitigkeiten erfordern ebenfalls eine Archivierung von Geschäftsunterlagen. Anhand dieser Unterlagen können jederzeit Vorgänge abgeleitet werden, die Erinnerung nicht mehr präsent sind.

Allgemein sind die Aufbewahrungsfristen nach Handels- und Steuerrecht bekannt. Aber es gibt auch branchen- oder Anwendungsspezifische Pflichten zur Aufbewahrung von Dokumenten. Das können Dokumente aus der öffentlichen Verwaltung, Pharmazieforschung, Lebensmittelproduktion, der Qualitätssicherung, Telekommunikation, Energieerzeugung, dem Bauwesen und Umweltschutz oder aus Krankenhäusern sein.

 

Informationen zu Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen

(Über den obigen Button gelangen Sie zu Informationen bezüglich Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen der Handelskammer Hamburg)

Zu den aufzubewahrenden Dokumenten gehören unter anderem:

 

  • Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung,
  • Handelsbücher, Inventare, Personalakten, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • Buchungsbelege zu den nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern,
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen (§ 14b Umsatzsteuergesetz),
  • Handakten von Rechtsanwälten (§ 50 BRAO) und Patentanwälten (§ 44 PAO),
  • Gesellschafterverträge, Grundstücksunterlagen, Baupläne, Patente, Gerichtsurteile oder Personalakten,
  • Patientendokumentationen, Patientenakten,
  • Aufzeichnungen nach dem Transfusionsgesetz,
  • ärztliche Unterlagen zur arbeitsmedizinischen Vorsorge.