Unsere Dienstleistungen im Einzelnen

Hier finden Sie einen detaillierten Überblick zu unseren Leistungen

Um einen besseren Überblick über die einzelnen Dienstleistungen zu erhalten, haben wir Ihnen hier eine genauere Beschreibung zu den einzelnen Abläufen aufgestellt. Wenn Sie herzu Fragen haben, können Sie sich natürlich gerne jederzeit an uns wenden!

Lieferung der Aktenkartons

Wir beliefern Sie zum abgesprochenen Termin mit leeren Aktenkartons mit den Abmessungen 410 x 330 x 340mm. In diese Kartons passen 5 breite oder 8 schmale DIN A4 Aktenordner die so platziert werden, dass der Ordnerrücken von oben sichtbar ist. Dies garantiert eine gute Aufbewahrung der Dokumente

Kartonierung und Erfassung der Akten

Die Aktenordner werden korrekt in die gelieferten Kartons gelegt. Dabei ist auf die Aufbewahrungsfristen zu achten. Jeder Karton erhält zwei identische Aufkleber (innen und außen), die eine Identifizierung des Kartons bzw. die Auffindbarkeit der Ordner gewährleisten.

Transport der Aktenkartons

Die mit Aktenordnern befüllten Kartons werden von uns zum Lagerplatz transportiert. In einem Übernahmeprotokoll, welches von beiden Vertragsseiten unterzeichnet wird, werden die abtransportierten Kartons erfasst.

Registrierung der Akten

Bei der Registrierung der Kartons werden sämtliche Informationen der zuvor ausgefüllten Aufkleber übernommen und gespeichert. Diese Daten enthalten sowohl Ihre Informationen als auch interne Informationen zwecks eindeutiger Identifizierung der Kartons. Aus diesen Daten wird zum Beispiel das Jahr der möglichen Vernichtung der enthaltenen Akten abgeleitet.

Lagerung der Akten

Nachdem die Kartons in der EDV erfasst wurden, werden Sie physisch im Regallager eingelagert. Während der Lagerzeit können wir Ihnen bei Bedarf einzelne Ordner oder ganze Kartons zurücksenden oder sogar einzelne Dokumente heraussuchen und sie Ihnen per Mail oder Fax zukommen lassen.

Zugriff auf Ihre Unterlagen

Persönlicher Zugriff: Sie haben während der gesamten Lagerzeit die Möglichkeit auf Ihre Akten zuzugreifen. Hierzu können Sie oder ein Bevollmächtigter, persönlich die Akten in Augenschein nehmen. Hierzu kann Ihnen ein Büro samt Fotokopierer zur Verfügung gestellt werden.

Rücksendung von Kartons: Sofern Sie Ihre Unterlagen lieber zugesandt bekommen möchten, lassen wir Ihnen diese gerne per Post, oder bei größeren Anfragen per Spedition, zukommen.

Rücksendung einzelner Dokumente: Wenn Sie nur ein bestimmtes Dokument benötigen, können wir Ihnen diese Unterlagen auch heraussuchen und auf einem von Ihnen gewünschten Wege zukommen lassen: Per Post im Original, per Mail oder per Fax.

Vernichtung der Akten

Aus den erfassten Daten leiten wir eine Vernichtungsliste ab, die wir Ihnen zukommen lassen und die Sie nach Durchsicht an uns unterzeichnet zurücksenden können. Wir übergeben die zu vernichtenden Unterlagen an einen Aktenvernichter, der die Entsorgung gemäß Bundesdatenschutzgesetz durchführt. Sie haben jederzeit die Möglichkeit diesem Prozess beizuwohnen.

Kundensupport

Wir legen viel Wert darauf, dass unsere Kunden zufrieden sind. Aus diesem Grunde versuchen wir Ihnen den bestmöglichen Support zur Verfügung zu stellen – also zögern Sie nicht uns anzusprechen, wenn wir helfen können, tun wir dies gerne! Aber sagen Sie uns auch gerne wenn Ihnen etwas nicht gefällt, vielleicht können wir Abhilfe schaffen und Sie noch ein wenig mehr von unserem Angebot überzeugen.